A hasonlat nem véletlen. A parlagfű azokon a területeken jelentkezik, amelyekkel nem foglalkoznak, nem hasznosítják, nem művelik. Az email azokon a területeken terjed, amelyekkel a levelezők kevesebbek foglalkoznak, esetenként csak látszattevékenységekkel művelik. Azok az ügyek, amelyek igazán fontosak, megérdemlik a személyes találkozást. Ha ez nem lehetséges, akkor még mindig a telefon, vagy a skype a megszokott megoldás. Minden más terület egy kicsit hanyagolt, halogatott, halasztott, nem azonnali, legalábbis nem kell vele most és rögtön foglalkozni. Az email sokszor határidőnapló, feladatlista, emlékeztetők gyűjteménye, szinte bármi.

Az email, akár a parlagfű, szinte kiírthatatlan. Hiába küzdök ellene, egyszerűen nem fogy el, mindig újabb és újabb keletkezik. Leggyakrabban persze én vagyok a hibás, hiszen ha írok, akkor válaszolni fognak Rendszeresen próbálkozom csökkenteni a számosságot, de ha komoly nekilátok, akkor az általában egy verseny, hogy többet küldjek és tekintsek megválaszolt, elintézett levélnek, mint ami helyette jön. Ha ezt egy átlagos napszakban teszem, akkor esélytelen. Több jön, mint amennyi megoldódik és áthelyeződik a tárolómappákba.

forrás

A telefonom gondoskodik róla, hogy szinte bárhol megnézhessem, hogy kaptam-e újabbat vagy sem. Gyakran élek ezzel a funkcióval, de természetesen ez nem váltja ki a számítógépeken való levélnézegetést és ezek megválaszolását. Nem merem megbecsülni, pláne nem merem mérni, hogy mennyi idő megy el email üzenetek olvasásával és írásával, mert vélhetően megdöbbentő adatot kapnék.

Email használati tanácsok itt-ott elérhetők, hogy mire kell feltétlenül vigyázni, hogy az ember ne legyen saját levelezésének rabja, de tapasztalataim szerint ezekkel nem lehet sokat előre haladni. Kíváncsi vagyok, hogy mások, hogyan tartják keretek között levelezésüket. Valószínűleg nem válaszolnak Reményteli vállalkozás a szűrők használata, ami prioritási rendszer felépítésében esetleg hasznos lehet, de a mennyiséget nem csökkenti. Legfeljebb segítség lehet, hogy az elavult leveleket háttérbe szorítja és így azokat még az érvényesség idejében nem válaszoljuk meg, de ez is csak kivételes szerencse vagy éppen balszerencse Egy időben próbálkoztam a g.mail prioritás szűrővel, de a nyilvánvalóan tartalomelemzésre épülő megoldás nekem nem vált be. Vagy ottmaradtak a fontos levelek, vagy nem volt kellően eltakarva a nem fontos és a fontosság beállítása, pontosabban az automata fontosság átállítása is időrabló volt.

forrás

A emailhasználat számomra leginkább megdöbbentő sajátossága, hogy az információs társadalom korszerű eszközei mellett még mindig az email, mint az alapvetően szövegekre épülő kommunikáció a bevált és elterjedt, mondhatni természetes.

Szövegalapú kommunikáció abban a korban ahol a gépek és mobiltelefonok többsége képet, hangot, vagy akár mozgóképet is tud rögzíteni és küldeni. Ezek személyesebbek, gyorsabb előállítani őket, rengeteg időt lehetne velük spórolni, de mégis a szövegalapúság dominál. Ez a blog is szöveg alapú, jóllehet a számítógépem képes lenne a belő kamerával vlog formátum szerint rögzíteni. Önmagamnak is kérdés, hogy miért nem ezt teszem.

Az a bizonyos digitális nemzedék, amelyről már sejtjük, hogy annyira nem is digitális nemzedék, ezen a területen mutatkozik meg igazán. Az már szinte megszokott, hogy elsőéves hallgatóknak gyakran még office alapismeretek is kellenek, de a web2 eszközök és alkalmazások többségét még névről sem ismerik. Ehhez képest éles kontraszt, hogy email helyett már a csevegőprogram dominál. Minél inkább csökkenő életkort szemlélünk, annál kevésbé jellemző az email, mert lassú. Tekintsük át, hogy milyen lehetőségein vannak a gyomnövények elleni harcban.

Csatolt fájl helyett megosztott fájl

Ha a meglévő levelezési szokásokon belül kell maradni, akkor talán az első célpont a levél esetében, hogy van-e csatolt fájl, vagy bármilyen melléklet. Ha nincs, akkor “csak” információt közöl, de kisebb az esély, hogy kell is tenni valamit, ha megkaptuk. Ha van csatolt fájl, akkor gyanús, mert biztosan választ, vagy esetleg csatolt fájlt várnak vissza. Csatolt fájlok helyett érdemes lenne rögtön a google docs szolgáltatásait használni. Ha szövegszerkesztünk a gépen, akkor az esetek döntő többségében megosztjuk majd valakivel, célszerű hát rögtön online kezdeni, a megosztás egyszerűbbé tehető (pl. küldhetünk róla email értesítést….) Kezelhetetlenné teszi a közös munkát a körlevelezésben született különböző változatok küldözgetése és összegzése.

Az email-chat helyett tényleges chat

Az email üzenetek egy nagy csoportja az email-chat típusú üzenetek halmaza. Lényegében skype jellegű chat, gyakran 1-1 sms-nél nem hosszabb üzenetekkel. Szerencsésebb lehet az ilyen típusú társalgást valóban chat jelleggel kezelni és például skype lebonyolítani. Tárolni, címkézni, rendszerezni, archiválni ott is lehet. A skype a legtöbb okostelefonon képes akár állandóan működni, chat helyett híváslehetőséget is biztosítva. A csatolt fájl nélküli csevegést teljesen át lehetne ide helyezni.

Időpontegyeztetés 2.0

A levelezésben a leginkább időrabló dolog az időpontegyeztetés. Ha nem létezne doodle, azt hiszem végképp elveszíteném a türelmemet az email-kezeléssel kapcsolatban. Ennél egy fejlettebb eszköz lenne ha rögtön naptármeghívókat küldenénk. Egyszer kellene leírni a helyszínt, napirendi pontokat és kezelhető lenne a változtatás is, illetve látnánk, hogy ki igazolta vissza, stb. A legtöbben ezt még vagy nem ismerik, vagy bizonytalanok a naptárjaik korlátozott, vagy akár teljes megosztásában. A funkciót kiszolgáló eszközök sem teljesen kompatibilisek egymással, szóval erre még 1-2 évet biztosan várni kell.

Facebook email

Igényeltem email címet, de még nem érkezett meg. A mindent egy helyen egyik jó megoldása lenne, ha nem lenne google, vagy ha a kettő valamilyen érdekes eset miatt egy rendszerben születne újjá. Én szívesen szavaznék az egy rendszer mellett még akkor is, ha sokan félnek tőle. A facebook email a figyelmetlenségnek nem kedvezne, nagyon kellene koncentrálni, hogy egy-egy üzenetet kivel és mennyire osztunk meg. Olyan természetesen esetek várhatók, mint amikor a válaszok véletlenül a levelezőlistára és nem a feladónak  mennek. A facebook esetén reményteli, hogy a hozzánk közelebb állók leveleit a hírek szerint prioritás szerint kezelhetjük, reméljük egy profi megoldás születik és nem fogjuk a hétvégi bevásárlólistát előrébb látni, mint a munkahelyi emailt a nem facebook partner főnökünktől.

Skype voicemail, hangposta

Ezek természetesen már fizetős skype szolgáltatások. Az interneten, ami fizetős, attól a kezdő felhasználó elfordul és ingyenes alternatívát keres, pedig a fizetős alkalmazások többsége egyáltalán nem drága és nagyon-nagyon megéri. A skype voicemail például időt takaríthat meg, mert beszélni könnyebb, mint gépelni. Kérdés, hogy ez kinek mennyit ér meg, illetve mit szól hozzá a címzett, akinek esetleg a mi üzenetünkből kell egy szöveget legépelni. A skype beszélgetés, képernyőmegosztás még mindig sokkal inkább időfelhasználás-barát, mint a chat, vagy az email.

Google wave, méltatlanul elfelejtett lehetőség

Egy korán jött, elkapkodott és gyorsan elfelejtett megoldásról van szó, ahol a szöveg mellett kép, hang, csatolt fájl, videó, stb. megosztása is lehetséges. Annak idején úgy is hirdették, mint a levelezést kiváltó alkalmazást, de a fejlesztéseket szépen átvitték a g.docs rendszerbe és ma már alig használja valaki. Pontosabban a környezetemben senki, pedig érdemes lenne egy úja esélyt adni neki. Átláthatatlan, kezelhetetlen, de legalább egy helyen van minden. Faliújságnak kiváló, de email címe még mindig mindenkinek van, a wave pedig csak keveseknél verne nagy hullámokat

Second Life és más virtuális környezetek

A legkevésbé elterjedt megoldás, amivel kapcsolatban legalább annyi ellenérzés is születne, mint ahányan örömmel fordulnának egy ilyen lehetőség felé. A virtuális térben a valós találkozások egyszerűsített változata takarékos megoldás lenne különösen a körlevelek egyeztető sorozatai helyett célszerű alkalmazni. Hátránya, hogy időben együtt kell lenni, de ha a dolog igazán fontos, akkor talán ez nem akadály. A fentebb felsorolt kommunikációs formák pedig beépített böngészővel szintén elérhetők.

Nem változik semmi

Az új rendszerek megismerése, elterjesztése biztosan több időt igényel, mint a rutinszerű email válaszolgatás, vagyis jó eséllyel minden marad ahogyan eddig volt. Ha szabad a fejlesztőktől kérni, akkor olyat szeretnék, ami a címzetthez beérkezett levélről visszajelez, hogy hányadik az olvasatlanok között és a korábbi tartalomelemző algoritmusok szerint mikor kaphatok választ. Az általam ismert legrégebbi levelezőrendszerek még tudtak olyat, hogy megmutatták mikor járt bent a címzett utoljára.

Szerintem megéri alternatív megoldásokkal próbálkozni, mert az információs társadalomban a legnagyobb érték az idő (és nem az információ). Az emailhez képest szinte bármilyen megoldás gazdaságosabb kommunikáció. Ha az email tényleg olyan, mint a parlagfű, akkor fontoljuk meg a vele kapcsolatos wikipedia intelmet: “Igénytelen. Nagy növekedési, szaporodási erélye révén könnyen felülkerekedik más növényeken.”

Egy komment

Szabó Móni
2011/03/11

Nos, ez a bejegyzés nagyon jókor jött, átérzem a problémát! Nagyon jók a tippek, alapvetően mindegyik alkalmazást ismerem, de így szisztematikusan még sosem gondoltam végig a bennük rejlő lehetőségeket. Szóval megihletett a dolog, fogalmaztam is egy levelet, amit a beérkező üzeneteim feladóinak automatikus válaszként küldhetek majd el:

„Levele beérkezett a postaládámba, és automatikus törlésre került. Nyilván nem ok nélkül írta, közlendője van, beszélni szeretne velem valamiről. Amennyiben ez a szándéka még mindig fennáll – ebben én nem vagyok biztos -úgy kérem, hogy fontolja meg, a következő lehetőségek közül melyiket választja, hogy célját elérje! Ha úgy gondolja, nagyon fontos a közös ügyünk, kezdeményezzen megbeszélést egy személyes találkozóra! Ha azon szerencsések közé tartozik, akik ismerik a telefonszámomat, úgy hívjon fel, és egyeztessünk időpontot! Ha használ helymeghatározó alkalmazást (mint például a Foursquare vagy a Google Latitude), úgy van rá esélye, hogy elcsípjen, amint éppen bejelentkezem valahol. Ám a földrajzi távolság igazából nem akadály; személyes találkozónkat megvalósíthatjuk virtuálisan is (Second Life).

A még mindig fontos, de személyes találkozást nem igénylő ügyeinket telefonon is megbeszélhetjük. Ha nem ismeri a számomat, úgy jöjjön fel a skype-ra, már ha az ismerőse vagyok, hívjon vagy cseteljünk! Időpont egyeztetésre egyébként telefonon és skype-on is a doodle-t fogom javasolni. Ha éppen nem vagyok online Skype-on, lehetősége van voicemail (azaz hangüzenet) hagyására is, kérem törekedjen a tömörségre; a lényeges dolgokat egy perc alatt el lehet mondani!

Joggal merülhet fel a kérdés, hogy ha nem tudja a telefonszámomat vagy skype nevemet, Second Life avataromat és tartózkodási helyemet, mégis hogyan juthatna hozzá. Javaslom, hogy gmail fiókjából tegyen kísérletet arra, hogy gmailes címem alapján meghív csevegésre. Nem biztos, hogy el fogom fogadni, de egy próbát megér! Facebook üzenőfalamon, Twitteremen kérem, hogy kíméljen meg az ilyen kapcsolatfelvételi kísérletektől! Ezeken a felületeken ugyanakkor információt megoszthat velem, magam is arra használom ezeket az alkalmazásokat.

Ha mindezen gazdag lehetőségek egyikével sem tud élni, úgy gondokodjon el rajta, hogy ha ennyire elérhetetlen vagyok az Ön számára, úgy valójában fontos-e, hogy mi ketten kommunikáljunk, és nem inkább arról van-e szó, hogy valamiféle látszattevékenységet folytatnánk csupán. Ha arra a döntésre jut, hogy mindenképpen írnia kell nekem, küldje el újra a levelet, de a subject-ben feltétlenül alkalmazza a „nem adom fel“ jelölést, mert csak így van esélye, hogy elolvasom azt. Csatolt file-t még véletlenül se küldjön; nem szeretem teletömni a levelezésemet ilyen dolgokkal, és nem akarom tűként keresni a csatolmányok szénakazlában az éppen aktuális verzióját a küldött dokumentumnak. Ha mindenképpen küldeménye van, úgy megosztott dokumentunként hajlanó vagyok belenézni, google docs-ban.

Utolsó figyelmeztetés: ha elolvastam a fenti módon újraküldött levelét, és úgy látom, hogy mégis csak alaptalan volt a levélírás, úgy választ ne reméljen, és végleg le fogom tiltani a partnerlistámról, így a jövőben soha, semmiféle levele nem fog megérkezni hozzám.

Együttműködésében bízva köszönettel,“