http://computerworld.hu/cio/7-e-mail-tipp-a-kinos-hibak-elkerulesere.html

írja a computerworld.hu

Egyszerűen javíthatjuk online kommunikációnk minőségét.

Az elektronikus levelezés immár megkerülhetetlen része a mindennapos üzleti és magánjellegű kommunikációnak. Sokan annyira túlzásba viszik, hogy a telefonálás, személyes megbeszélés helyett is ezt használják, s idejük nagy részét a levelek böngészgetésével töltik. Az alábbi tippekkel a legtöbbet hozhatjuk ki az e-mailezésből, úgy, hogy több időnk marad más fontos tevékenységeinkre.

Figyeljünk oda, hogy mit továbbítunk
Különösen a több részvevővel zajló, hosszadalmas levélváltások esetében vizsgáljuk meg gondosan, hogy a beosztottunknak, főnökünknek, ügyfelünknek forwardolni kívánt levél nem tartalmaz-e olyan információt, amelyet nem feltétlenül szeretnénk megosztani a címzettel.

Használjuk az automatikus választ
Ha üzleti úton vagy szabadságon vagyunk, és pár napig nem leszünk elérhetőek, vagy csak korlátozottan férünk hozzá e-mail-fiókunkhoz, mindenképpen készítsünk egy, a beérkező automatikusan válaszoló „irodán kívül” üzenetet. Így később nem kell magyarázkodnunk, hogy miért nem válaszoltunk időben egy fontos levélre. Az üzenetbe feltétlenül írjuk bele, hogy mikor vesszük fel ismét a munkát, valamint annak a kollégának az elérhetőségét, aki távollétünkben helyettesít minket.

Korlátozzuk a mellékletek méretét
Bár ma már akár több megabájtos csatolmányokat is küldhetünk leveleinkkel, sokan nem veszik jó néven a virtuális levélnehezékeket, ezért tanúsítsunk önmérsékletet. A képeket kicsinyítsük le, a mindenképpen továbbítani szükséges nagyméretű fájlokat pedig egy felhős tároló szolgáltatáson – például a Google Drive-on – keresztül juttassuk el a címzetthez.

Tagoljuk a hosszabb maileket
Ha sok mondanivalónk van, szedjük pontokba azt, így jobban áttekinthető lesz a hosszú szöveg a levelet olvasó számára. Így számos félreértést elkerülhetünk, és a címzettnek is egyszerűbb lesz a válaszadás, mivel hivatkozhat a megszámozott bekezdésekre.

Optimalizáljuk a tárgy mezőt
Annak érdekében, hogy a címzett figyelmét felkeltsük, a tárgy mezőben jól érthetően írjuk le levelünk témáját, valamint utaljunk arra, hogy a levél csak puszta információközlés vagy választ is igényel, illetve, hogy mennyire sürgős az elolvasása. A jó tárgy mező segít a címzettnek a levél későbbi megtalálásában is.

Ne halogassuk sokáig a választ
Céges postafiók használatakor a munkánkat végezzük, ezért nem túl okos és hatékony megoldás sokáig váratni a levélküldőt a válasszal. Ez a türelmi idő tapasztalataink szerint országonként változik, például az amerikai cégek alkalmazottai általában rövid időn belül válaszolnak (az időeltolódásból származó késedelmet nem számítva), míg máshol 2-3 nap sem számít udvariatlanságnak. Ha ennél hosszabb ideig várakoztatjuk a partnerünket, vagy ha egyáltalán nem válaszolunk neki, ez azt jelzi, hogy különösebben nem érdekel minket a személye, vagy a téma, amiről ír.

Ne váljunk az e-mailek rabjává
Óvakodjunk attól, hogy napjaink jó részét a postafiókunk ellenőrzésével töltsük, mert így nem marad időnk a munkánkra. A legjobban tesszük, ha kijelölünk időszakokat az e-mailek olvasására és megválaszolására, e periódusokon kívül pedig ne pazaroljuk erre a drága időnket.